1. Nuevo documento
En el menú principal seleccione Nuevo Documento
Se mostrará la pantalla de creación de documento:
- Título: El título del documento. Debe ser lo más descriptivo posible.
- Tipo: Si es un Oficio, Decreto, etc.… Los documentos pueden ser de dos categorías:
- Con Partes: La numeración y gestión de firmas la realiza un departamento, como puede ser Partes o Secretaría Municipal.
- Sin partes: La gestión completa del documento se puede hacer sin intervención de otro departamento.
- Selección de formatos. Se habilita cuando selecciona un tipo.
- Confidencialidad: Los documentos pueden ser públicos, que cualquier usuario puede ver y reservados. Los reservados solo pueden verlos el dueño original y los usuarios con el permiso adecuado. Después de ser archivados se marcarán como públicos unos días después.
- Fecha urgencia: Si especifica esta fecha los documentos aparecerán con un icono en las tablas. Además recibirá una alerta unos días antes de esa fecha si el documento no está listo.
- Limitar acceso externo: Use esto si el documento tiene datos personales. De esta forma el PDF no estará disponible de forma pública para su consulta, para cumplir la ley de protección de datos.
- Materia: Una descripción más larga del documento. Puede usar este campo para poner información relevante, como a quien se tiene que despachar u otra que considere oportuna.
- Archivo: Suba su archivo como primera versión del documento.
- Pulse Guardar cuando todo esté listo.
Seleccionar un formato
Se habilita el botón al seleccionar un Tipo de documento. Si quiere usar un formato para elaborar el documento seleccione Mostrar Formatos.
Existen dos tipos de formatos:
- Descargables: Plantillas Word que puedes descargar y usar como base para redactar su documento.
- Formularios en pantalla: Estos formatos no tienen un word para descargar. Al seleccionarlo, en vez de la opción para subir un archivo, se le presentará un formulario en pantalla para rellenar.
Cuando termine y pulse Guardar será redirigido a su nuevo documento.